안녕하세요.
통합시설유지관리시스템AFMS를 운영 중인 아파트너스 입니다.
"이런 건 그냥 엑셀로 하면 되는 거 아닌가요?"
처음엔 다들 이렇게 생각합니다.
하지만 민원은 쌓이고 시설은 고장 나고 사람은 부족한데 해야 할 일은 끝이 없습니다.
공공기관 특히 지자체나 교육기관, 공기업처럼 규모가 큰 곳일수록 '시설관리 시스템' 없이는 관리가 너무 힘들어지는 게 현실입니다.
이번 글에서는 복잡한 설명 대신,
실제로 공공기관에서 어떻게 시스템을 쓰고 있는지 사례 중심으로 쉽게 소개해 드리겠습니다.
시설관리시스템, 이게 뭐예요?
FMS는 facility Management System의 줄임말로
건물, 설비, 자재, 민원, 점검 등 시설과 관련된 모든 걸 한눈에 관리하는 시스템이에요.
주요 기능을 한 줄씩만 요약해보면 이렇습니다.
- 오늘 뭐 해야 할지 알려주는 대시보드
- 공사나 민원 진행 상황을 한눈에 파악
- 자재, 공구가 어디서 어떻게 쓰였는지 이력 확인
- 점검 일정 자동 알림, 일지 작성 및 결재까지 가능
쉽게 말해, 사람 기억에 의존하던 시설관리를 시스템으로 '보이게'만들고, '공유'할 수 있게 해주는 도구라고 보시면 됩니다.
실전 사례로 보는 시설관리시스템 활용법
✅ 공공기관 - 민원 처리가 확실히 빨라졌어요!
공공기관은 시민 누구나 이용하는 만큼, 자잘한 민원이 정말 많이 발생합니다.
하루에도 수십 건씩 다양한 요청이 들어오는 게 일상이죠.
접수된 민원을 각 부서에서 따로 대응하다 보니, 중복 처리되거나 담당자가 바뀌면 정보가 끊기는 일도 자주 발생했습니다.
그런데 시설관리시스템을 도입하면서 달라졌습니다.
✔ 담당자끼리 실시간으로 민원 내용을 공유하고, 처리 상황을 함께 확인할 수 있게 됐고
✔ 작업 진행 상황도 한눈에 보여서 "누가 뭘 하고 있는지" 파악이 쉬워졌고
✔ 현장 사진과 처리 내역을 바로 기록하니 이력 관리까지 자동화되었습니다!
→ 덕분에 민원 처리 속도가 평균 40% 가까이 빨라졌고,
시민 설문에도 "응답이 빨랐다"라는 긍정적인 반응이 늘었습니다.
✅ 교육기관 - 기숙사, 체육관 점검이 자동화!
서울 A 대학교는 기숙사, 강의실, 체육관 등 수십 개의 건물을 관리하고 있습니다.
수작업으로 점검하고 일지 쓰고 결재받는 방식으론 너무 벅찼습니다.
그래서 시설관리시스템을 도입!
✔ 점검 일정은 시스템이 자동으로 알려주고,
✔ 점검자는 모바일로 사진 첨부 + 점검 결과 입력.
✔결재자는 pc나 휴대폰으로 승인만 하면 끝!
→ 소방 점검, 전기 설비 점검 등 점검 누락률이 0%가 되었고, 한눈에 "언제, 어디서, 어떤 문제가 있었는지" 이력이 남아 예산 편성이나 외주 계약 때 큰 도움이 되었다고 합니다.
✅ 공기업 - 자재·공구 관리가 스마트해졌어요!
B 지역 공기업은 자재와 공구를 수기로 관리하다 보니
잊고 재주문하거나 누가 썼는지 몰라 예산 낭비가 많았습니다.
그러나 시설관리시스템을 도입하자마자 변화가 생겼습니다.
✔ 자재가 입출고될 때마다 시스템에 입력하여
✔ 자재의 사용 이력이 한눈에 보여서 중복 구매 방지!
→ 이 시스템 덕분에 연간 15% 이상의 예산 절감 효과를 얻었다고 합니다.
아파트너스 시설관리 시스템, 사용자 맞춤 설정까지!
사용자 편의성을 위해 기관마다 필요한 기능을 커스터마이징하여 구성할 수 있습니다.
예를 들어
- 대표 기관에서 여러 센터를 관리하기 위해 대시보드 구성 변경
- 교육기관 캠퍼스 통합 관리를 위한 연동 기능
- 조직 체계에 맞춘 역할 기반 메뉴 구성
이런 식으로 커스터마이징이 가능합니다!
시설관리는 이제 '스마트'하게 해야 합니다.
공공기관의 시설관리, 이제는 사람 기억에만 의존하는 시대는 끝났습니다.
실시간 공유, 자동 이력 관리, 예산 낭비 방지
이 모든 걸 가능하게 하는 아파트너스 시설관리시스템은 이제 있으면 좋은 게 아니라
없으면 손해인 필수 도구가 되어 가고 있습니다!
우리 기관도 시설관리시스템 도입을 고민하고 있다면?
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